Профессиональный бизнес-ассистент и личный помощник руководителя

Должностной функционал помощника руководителя требует виртуозности и отличных коммуникативных навыков, ведь ему приходится, помимо всего прочего, заниматься организацией административно-хозяйственной деятельности, выполнять представительские функции и участвовать в поддержании корпоративного стиля.
Для успешного выполнения всех этих функций необходимо обучение, которое восполнит недостающий инструментарий и знание норм их выполнения.

Образ делового человека: правила, которые создают репутацию

Основы культуры делового общения
• Искусство управления впечатлением о себе. Принципы построения успешного межличностного общения в деловой среде
• Этикетно-значимые сигналы невербального поведения. Жесты и позы, межличностное пространство, соответствующие стилю делового общения
• Барьеры в общении
• Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин
• Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере
• Деловое взаимодействие с руководителем, коллегами
• Правила делового общения с посетителями компании
• Лояльность и конфиденциальность в деловом общении
• Специфика донесения негативной информации

Практикум — тест «Ваши основные деловые качества»

Речевой этикет — основа культуры служебных отношений
• Основные правила культуры речи. Умение слушать и говорить
• Этикетные речевые формулы делового общения
• Искусство комплимента. Как говорить и принимать комплименты
• Культура диалога
• Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч
• Запретные темы для small talk

Практикум — деловая игра «Комплимент»

Общепринятые нормы культуры в деловом мире
• Деловой этикет, его основные принципы
• Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
• Правила приветствия, представления, знакомства, обращения. Рукопожатие, объятия, поцелуи. Что разрешено и недопустимо в деловой среде
• Визитная карточка, ее основные функции
• Субординация
• Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Что не принято дарить

Практикум — деловая игра «Основные виды вежливости»

Внешность делового человека
• Требования к одежде и внешнему виду делового человека
• Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании
• Dress code в одежде деловых мужчин и женщин
• Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный
• Гендерные преимущества и деловой стиль. Что недопустимо и приемлемо в офисе. Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования
• Деловая одежда для мужчин: фасон, расцветка, костюм, рубашка, галстук. Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары (часы, авторучки, очки, блокноты, запонки, заколки, зонты, сумки, украшения)
• Одежда для переговоров и протокольных встреч
• Прическа, парфюмерия, косметика (мужская и женская)

Практикум — упражнение «Найдем ошибку»

День 2

Помощник руководителя в структуре организации
• Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе. Профессиональные компетенции
• Деловые и личные качества, необходимые в работе
• Квалификационная характеристика помощника руководителя, его должностные обязанности и основные функции в соответствии с профстандартом
• Особенности должностной позиции
• Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании и поддержании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры

Практикум «Оценка профессиональных компетенций»

Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя
• Информационная поддержка деятельности руководителя. Преимущества и недостатки письменных и устных коммуникаций
• Условия эффективной совместной работы. Основные коммуникативные навыки. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
• Оперативное и долгосрочное планирование. Повышение эффективности использования рабочего времени. Определение приоритетов
• Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. Поведение помощника руководителя при проведении проверок
• Работа с обращениями граждан
• Организация и обслуживание совещаний и других конферентных мероприятий. Правила подготовки рациональной деловой беседы. Документирование коллегиальной деятельности
• Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок

Практикум «Разработка программы командировки»

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса
• Сервисное обслуживание офиса
• Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости
• Выбор поставщиков и сервисных компаний
• Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат

Практикум «Проектирование форм заявок на закупку расходных материалов»

Документационное обеспечение управления

Современная нормативная база делопроизводства
• Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству
• Грамотное оформление документов — необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
• Правила оформления служебных писем и записок, приказов, актов, протоколов

Практикум — дискуссия «Особенности нового ГОСТа»

Система организационно-распорядительной документации
• Классификация документов и их функции
• Специфика и роль организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
• Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
• Документ как источник информации. Требования к управленческой информации
• Деловая переписка. Особенности и состав
• Официально-деловой стиль и его требования

Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов»

Организация работы с документами
• Документооборот, его количественные и качественные характеристики
• Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
• Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации

Практикум «Проектирование маршрутов движения документов»

День 3

Бизнес-этикет на конференциях, приемах, встречах, переговора

Деловые протокольные и представительские мероприятия компании
• Деловые встречи, презентации, совещания, выставки
• Презентации. Особенности подготовки и проведения презентации
• Международные стандарты, особенности подготовки и проведения переговоров
• Протокольная структура (формула) переговоров
• Организационные вопросы, планирование, распределение обязанностей и ответственности при подготовке к переговорам. Составление культурной программы
• Основные требования и рекомендации к оформлению помещений и столов для переговоров, совещаний, конференций
• Составление схем рассадки. Именные (кувертные) карточки. Правила оформления
• Встречи гостей в аэропорту, на вокзале
• Основные правила протокола при рассадке в автомобиле, на переговорах, деловой встрече

Телефонный этикет в деловых коммуникация

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Особенности делового телефонного разговора
• Подготовка телефонного разговора, композиция
• Особенности голоса. «Лучший голос» для делового общения
• Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы
• Умение слушать — важная часть телефонного общения
• Звонки входящие и исходящие
• Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании
• Недочеты в телефонном общении
• Мобильная связь

Практикум — упражнение «Разбуди свой голос»

Основные виды официальных и неофициальных приемов в современной России и за рубежом
• Приемы самообслуживания и банкеты (фуршет, коктейль, шведский стол, банкет)
• Приглашения, ответы на ни

• Деловые переговоры в ресторане: особенности проведения, важность и сложность протокола деловых встреч в ресторане
• Требования к одежде участников мероприятия и поведению
• Ресторанный этикет

Практикум — деловая игра «Приборы и бокалы»

Основные правила гостеприимства в офисе
• Уважение, доброжелательность и предупредительность — основа правил хорошего тона для приема посетителей и гостей компании
• Угощение в офисе. Как правильно подавать чай, кофе, прохладительные напитки
• Офисная сервировка стола. Правила и недопустимые ошибки